Аналіз стану обліково-статистичної роботи в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України та місцевих загальних судах Запорізької області у І півріччі 2011 року.

На виконання планів роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Запорізькій області та відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи останнім проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в ТУ ДСАУ та місцевих загальних судах Запорізької області у І півріччі 2011 року.

Протягом І півріччя 2011 року спеціалістами відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи територіального управління прийнято та перевірено 336 статистичних звіти місцевих судів, на підставі яких складено зведені звіти, у т.ч.: про роботу місцевих судів за 2010 рік – 252 звіти, складено зведених звітів - 10; опрацьовано 28 щоквартальних звітів про оперативність розгляду кримінальних справ та складено 1 зведений звіт; 28 щоквартальних звітів про роботу служби судових розпорядників та складено 1 зведений звіт; 28 щоквартальних звітів про стан розгляду місцевими судами справ про злочини, передбачені ст. 209, 209-1, 306 КК України та складено 1 зведений звіт.

За результатами опрацювання звітів розраховані порівняльні таблиці, складені аналітичні довідки, які надавалися апеляційному суду для використання в аналітичній роботі, а також використовувалися для прийняття управлінських рішень, підготовки обліково-характеризуючих матеріалів суддів. У лютому 2011 року здійснено розрахунок навантаження на суддів місцевих судів у 2010 році.

У січні 2011 року було підготовлено «Аналіз даних судової статистики про роботу районних (міських, міськрайонних) судів Запорізької області за 2010 рік», який було опубліковано на офіційному сайті ТУ ДСАУ в Запорізькій області.

Протягом звітного періоду працівниками територіального управління надавалися роз’яснення та методичні рекомендації працівникам апарату судів щодо ведення обліково-статистичних карток, реєстрації судових справ та матеріалів, заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, складання всіх форм звітності.

У зв’язку з визначенням Рішенням Ради суддів України від 11 травня 2010 року № 22 пріоритетним використання єдиного програмного забезпечення для автоматизації документообігу, зокрема комп’ютерної програми «Діловодство загальних судів» (далі КП «ДЗС»), відповідно до вимог частини 3 статті 15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів», у судах загальної юрисдикції з 1 січня 2011 року розпочала функціонувати автоматизована система документообігу.

04 січня 2011 року в приміщенні апеляційного суду Запорізької області спільно зі службою регіональної інформаційно-технічної підтримки судових процесів в Запорізькій області ДП «Інформаційні судові системи» територіальним управлінням було проведено навчальний семінар для суддів місцевих загальних судів Запорізької області за темою: «Робота з програмою «Документообіг загальних судів».

З метою підвищення кваліфікації працівників апарату судів, покращення стану організації діловодства та обліково-статистичної роботи, роз’яснення багатьох питань, що виникають в процесі роботи з програмою ДЗС, 24 червня 2011 року спільно зі спеціалістами ДП «Інформаційні судові системи» було проведено семінарське заняття, в рамках якого також були розглянуті основні проблемні питання, що виникають при складанні статистичних звітів про роботу місцевих судів.

14-15 квітня 2011 року провідний спеціаліст відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та правової роботи територіального управління взяв участь у семінарі за темою «Організація роботи в умовах запровадження автоматизованої системи документообігу», який було проведено в м. Києві.

З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах Запорізької області і, зокрема, причин та умов їх виникнення, для надання практичної і методичної допомоги працівникам апаратів судів, у І півріччі 2011 року територіальним управлінням відповідно до плану роботи проведено перевірки стану організації обліково-статистичної роботи у судах у 2009-2010 роках:

-     Шевченківському районному суді м. Запоріжжя – 22-23 лютого 2011 р.;

-     Оріхівському районному суді Запорізької області – 01 березня 2011 р.;

-     Токмацькому районному суді Запорізької області – 16 березня 2011 р.;

-     Орджонікідзевському районному суді м. Запоріжжя – 22-23 березня  2011 р.;

-     Мелітопольському міськрайонному суді Запорізької області – 19-20 квітня 2011 р.

За результатами перевірки встановлено, що обліково-статистична робота у судах в цілому ведеться з дотриманням пунктів Інструкції з діловодства в місцевому суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 року із змінами і доповненнями, затвердженими наказом ДСА України від 26.09.2007 року № 100, проте були виявлені і недоліки.

Так у Шевченківському районному суді м. Запоріжжя картотеки 2009-2010 років велися переважно в електронному вигляді в програмі «Lotus Notes», в кінці року роздруковувалися лише кримінальні картки, проте в них відсутні багато передбачених формою пунктів.

У веденні картотеки кримінальних справ були виявлені такі недоліки. В картках в порушення п. 3.10.3 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді заповнюються не всі пункти, передбачені формами. Так в деяких кримінальних картках відсутня дата попереднього розгляду, дата призначення справи до розгляду, дата виконання вироку, причини нерозгляду кримінальних справ, не заповнені відомості про потерпілих; п. 56.2 (дата набрання вироком законної сили); п. 56.3 (звернення вироку до виконання), п. 56.4 (надіслання статкартки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу). Також при перевірці картотек було виявлено порушення строків призначення попереднього засідання (справа № 1-509/2010 надійшла 09.04.2010 року, а попереднє засідання призначене на 18.05.2010 р.; справа № 1-388/2010 надійшла 03.03.2010 року, а попереднє засідання призначене на 06.04.2010 р.).

У веденні картотек було виявлено порушення хронології реєстрації та перереєстрації карток. Так, справа № 5-15/2009 надійшла 13.01.2009 року, а справа № 5-16/2009 надійшла 24.12.2008 року; справа № 4-8/2009 надійшла 08.01.2009 року, а справа № 4-9/2009 надійшла 29.12.2009 року.

У веденні картотек цивільних справ виявлені такі спільні недоліки.

1. Порушення хронологічного принципу реєстрації справ (наприклад, справа № 2-5696/2010 надійшла 13.08.2010 року, а справа № 2-5697/2010 надійшла 30.06.2010 року; справа № 2-н-364/2009 надійшла 17.04.2009 року, а справа № 2-н-365/2009 надійшла 15.04.2009 року);

2. В обліково-статистичних картках не повністю заповнюються пункти і графи, передбачені формами (наприклад, взагалі відсутній пункт «Рішення (ухвала) набрало законної сили», у картках на цивільну справу наказного провадження відсутній пункт 8 щодо руху заяви, а в картках на цивільну справу окремого провадження – пункт «Дата набрання рішенням законної сили». В деяких картках не зазначаються причини відкладення і нерозгляду справ, не заповнюється пункт «Звернення до виконання». В переважній більшості карток на цивільну справу наказного провадження не заповнюються пункти «Суть заяви», «Дата набрання судовим наказом законної сили», «Звернення до виконання»).

В обліково-статистичних картках цивільних справ адміністративного провадження відсутній п. 11.1 (причини нерозгляду справи), не заповнюється п.25 (звернення судового рішення до виконання), п. 20 (постанова набрала законної сили), не зазначаються причини відкладення і нерозгляду справи. В результатах розгляду позовної заяви до підготовчого провадження не заповнюється п. 6.2.1 (ухвалу залишено без руху і надано термін для усунення недоліків), але при цьому заповнений п. 6.2.2 (недоліки не усунуто, заяву ухвалою повернуто позивачеві п.1 ч.3 ст. 108 КАС України). В п. 7.2.1 (заяву залишено без розгляду у зв’язку з) не вказуються причини залишення заяви без розгляду, наприклад картки № 2-а-331/2010, 2-а-313/2009.

3. Порушення строків передачі справ до канцелярії суду (наприклад, справу № 2-7269/2010 розглянуто 09.09.2010 року, а до канцелярії передано 10.11.2010 року).

4. Порушення строків відкриття провадження та призначення судового розгляду у справах: (наприклад, справа № 2-а-242/2009 надійшла 08.01.2009 року, відкрито провадження у справі 25.02.2009 року; справа № 2-а-240/2010 надійшла 11.01.2010 року, попередній розгляд 11.02.2010 року, а призначено до розгляду 22.03.2010 року та ін.)

При перевірці достовірності Розділу 2.2 «Розгляд справ позовного провадження» звіту форми 2-Ц було виявлено невідповідність даних звіту фактичним даним.

У Оріхівському районному суді Запорізької області в усіх обліково-статистичних картках на кримінальну справу не заповнювався п. 3 «Рядок звіту» та п. 35 «Скільки справа була в провадженні». У картках на цивільні справи позовного провадження не заповнювались п. 17 «Скільки справа була в провадженні», п. 20 «Присуджено до стягнення», п. 28 «Звернення до виконання»; наказного провадження - п. 16 «Скільки справа була в провадженні», п. 19 «Звернення до виконання», в переважній більшості карток не зазначається п. 2 «Номер рядка звіту»; окремого провадження - п. 20 «Скільки була справа в провадженні», п. 26 «Звернення до виконання» в деяких картках не заповнено п. 19 «Дата набрання рішенням законної сили»; адміністративного провадження - п. 15 «Справа була впровадженні», п. 18 «Присуджено до стягнення», п. 25 «Звернення судового рішення до виконання», в багатьох картках також не заповнюється п. 27 «Судові витрати». В порушення п. 3.10.6 Інструкції з діловодства у картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток не вкладаються картки-замінники.

При перевірці картотек цивільних справ та справ про адміністративні правопорушення було виявлено порушення хронології реєстрації та перереєстрації справ, що призвело до невірного відображення залишків справ у статистичних звітах відповідно форми 2-Ц та форми 3.

У Токмацькому районному суді Запорізької області в більшості обліково-статистичних карток на цивільні справи 2010 року та переважній більшості 2009 року не заповнювалась оборотна сторона (або взагалі відсутня структура бланку), внаслідок чого було неможливо перевірити дотримання строків передачі розглянутих справ до канцелярії, звернення рішень до виконання. Також у веденні картотек цивільних справ виявлені такі недоліки:

- порушення хронології перереєстрації та реєстрації справ (наприклад, справа № 2-520/2010 надійшла 17.03.2010 року, справа № 2-521/2010 - 02.03.2010 року, № 2-522/2010 – 17.03.2010 року, № 2-523/2010 – 03.03.2010 року, № 2-527/2010 – 17.03.2010 року, № 2-528/2010 – 04.03.2010 року, № 2-532/2010 – 17.03.2010 року, № 2-533/2010 – 04.03.2010 року; справа № 2-н-211/2010 надійшла 01.04.2010 року, а справа № 2-н-212/2010 – 31.03.2010 року; справа № 2-а-15/2009 надійшла 26.09.2008 р., а № 2-а-16/2010 – 16.09.2008 р.);

- дублювання номерів карток (справи № 2-1549/2008 та 2-1089/2008 були перереєстровані у 2009 році за № 2-77/2009; по дві картки з номерами 2-н-25/2010, 2-н-58/2010, 2-н-240/2010, 2-н-292/2010, 2-о-23/2010 та ін.);

- в обліково-статистичних картках не повністю заповнюються пункти і графи, передбачені формами (наприклад, не заповнюються п. 20 «Присуджено до стягнення» та п. 22 «Рішення (ухвала) набрало законної сили», п. 17 «Скільки була справа в провадженні», п. 12.1 «Причини нерозгляду справ» (наприклад, № 2-597/2010, 2-598/2010, 2-387/2009); п. 18 «Присуджено до стягнення», п. 20 «Постанова набрала законної сили» (по справам адміністративного провадження), п. 11.1 «Причини нерозгляду справи» та ін.)

- відсутність деяких карток в картотеках (наприклад, 2-н-693/2010, 2-н-698/2010, 2-о-68/2009, 2-о-76/2009, 2-о-90/2009, 2-о-93/2009, з № 2-о-91/2010 по № 2-о-96/2010, 2-а-77/2009, 2-а-105/2009, 2-а-654/2009 та ін.) В порушення п.3.10.6 Інструкції з діловодства у картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток не вкладаються картки-замінники, також не всі картотеки ведуться в хронологічному порядку (наприклад, картки на повернуті справи зберігаються окремо від інших), в зв’язку з чим неможливо достовірно встановити чи картка перереєстрована на наступний рік, чи такий номер взагалі в картотеці пропущений.

При перевірці картотеки справ про адміністративні правопорушення виявлено порушення хронології реєстрації справ: справа № 3-17/2009 надійшла 12.01.2009 року, а № 3-19/2009 – 09.01.2009 року. Матеріали, що надійшли 04.01.2010 року зареєстровані за номерами 3-4/2010 та 3-5/2010, тобто пізніше, ніж справа, що надійшла 05.01.2010 (порядковий номер 3-1/10).

В результаті перевірки достовірності звітів форми 1, 2-Ц, 2-А та 3 в частині залишків виявлено невідповідність даних звіту фактичним даним.

В Орджонікідзевському районному суді м. Запоріжжя в картотеці кримінальних справ виявлено порушення хронології реєстрації справ (наприклад, справа № 1-319/2009 надійшла 04.02.2009 року, а № 1-320/2009 – 02.02.2009 року). В переважній більшості карток не заповнюються пункти «Рядок звіту», «Дата повернення справи в канцелярію суду після розгляду», внаслідок чого неможливо перевірити дотримання строків передачі розглянутих справ до канцелярії; в деяких картках не зазначаються причини не розгляду справи, відсутні дати попереднього розгляду справи, не вказуються статті КК України, за якими засуджено особу. В усіх картках 2009 року і в деяких картках 2010 року не заповнюються відомості про потерпілого, не робиться відмітка про фіксування судового процесу. В переважній більшості карток 2009 року не зазначається дата розгляду справи, скільки була справа в провадженні, також в деяких картках не заповнюються пункти про набрання законної сили і звернення вироку до виконання.

При перевірці обліково-статистичних карток на цивільні справи було виявлено порушення хронології реєстрації справ (наприклад, справа № 2-2366/2009 надійшла 07.05.2009 року, № 2-2367/2009 надійшла 23.04.2009 року, № 2-2369/2009 надійшла 12.03.2009 року).

Також перевіркою встановлено, що в картотеках відсутні картки № 2-21/2010 – 2-25/2010, 2-162/2010 – 2-167/2010, 2-443/2010, 2-584/2010, 2-1984/2010, 2-1988/2010, 2-1647/2010, 2-о-8/2009, 2-о-35/2009, 2-о-58/2009, 2-о-74/2009, 2-о-146/2009, 2-о-198/2009 та багато інших. В картотеках були виявлені картки, які були перереєстровані з минулого року лише у середині січня та у лютому поточного року, та які не були відображені у звіті, як залишки на початок звітного періоду (наприклад, картка № 2-1495/2010 (перереєстрована з № 2-281/2009, що надійшла ще 27.06.2008 року) та зареєстрована після справи, що надійшла 12.01.2010 року).

В усіх обліково-статистичних картках на цивільну справу позовного провадження не заповнюється зворотна сторона, що не дає можливості перевірити своєчасність передачі справ до канцелярії суду та встановити іншу інформацію, що повинна там міститися. Лише в невеликій кількості карток заповнюються пункти щодо апеляційного розгляду справи. Також в усіх картках не заповнюється п. 20 «Присуджено до стягнення».

При перевірці було виявлено порушення строків відкриття провадження і призначення попереднього судового засідання (наприклад, справа № 2-1448/2010 надійшла 14.01.2010 року, ухвалою від 14.01.2010 року відкрито провадження у справі, попереднє судове засідання призначено на 13.03.2010 р.).

В картотеках були знайдені обліково-статистичні картки з однаковими номерами. Так виявлено по дві картки з номерами 2-н-395/2009, 2-н-126/2010, 2-н-127/2010, 2-н-128/2010, 2-н-129/2010, 2-о-206/2010, 2-о-172/2010, 2-о-55/2010, 2-о-52/2010 та ін.

Майже у всіх обліково-статистичних картках наказного провадження не заповнюється п.16 «Скільки справа була в провадженні», п. 17 «Дата надіслання боржникові копії судового наказу», п.18 «Дата набрання судовим наказом законної сили», п. 19 «Звернення до виконання», п. 20 «Дата прийняття секретаріатом суду справи після її розгляду», в переважній більшості карток не заповнюється п. 7 «Заявлено вимогу». В усіх картках окремого провадження не заповнюються п. 20 «Скільки була справа в провадженні», п. 24 «Дата прийняття секретаріатом суду справи після її розгляду», п. 26 «Звернення до виконання». Також в картотеці виявлені картки, в яких майже відсутня вся інформація стосовно розгляду заяви і справи.

В переважній більшості карток на цивільні справи адміністративного провадження відсутня дата набрання законної сили постанови (ухвали) п. 20. В деяких картках відсутній п. 6.4. (відкриття провадження у справі та призначення попереднього судового засідання, п. 17 (зміст постанови чи ухвали), рух позовної заяви, не заповнюються пункти 11.1 (дата призначення судового засідання та причини не розгляду), п. 14 (дата розгляду справи). У всіх картках не заповнюється п. 25 (звернення судового рішення до виконання).

Спільним недоліком для всіх картотек на цивільні справи є те, що в порушення п. 3.10.6 Інструкції з діловодства у картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток не вкладаються картки-замінники, також не всі картотеки ведуться в хронологічному порядку, в зв’язку з чим неможливо достовірно встановити чи картка перереєстрована на наступний рік, чи такий номер взагалі в картотеці пропущений.

Обліково-статистичні картки на справи про адміністративні правопорушення ведуться за встановленою формою, проте в деяких картках не заповнюється п.13 «Суть правопорушення». В переважній більшості карток не заповнюється п. 24 «Дата звернення постанови до виконання», деякі картки взагалі не мають відомостей про дату розгляду та результат розгляду справ.

При перевірці достовірності звітів форми 1, 2-Ц та 2-А в частині залишків виявлено невідповідність даних звіту фактичним даним.

В Мелітопольському міськрайонному суді Запорізької області встановлено, що замість обліково-статистичних карток 2010 року на цивільні справи позовного провадження у суді заповнювався журнал, що не передбачено Інструкцією з діловодства (лише залишки з 2009 року велися у вигляді карток). В журналі міститься лише така інформація: номер справи, дата надходження, позивач, відповідач, суть позову, прізвище судді, дата та результати розгляду справи. При перевірці було виявлено порушення хронології перереєстрації та реєстрації справ (наприклад, справа № 2-688/2010 надійшла 14.12.2009 року, а № 2-689/2010 - 01.12.2009 року; справа № 2-704/2010 надійшла 16.12.2009 року, а № 2-705/2010 - 14.07.2009 року). В усіх картках на цивільну справу позовного провадження не заповнюється зворотна сторона. В переважній більшості карток заповнюється лише дата надходження позовної заяви (справи), номер справи, учасники процесу, суть позову, суддя, дата розгляду справи, дата набрання рішенням законної сили. Інші пункти в більшості карток не заповнюються (наприклад, № 2-3150/2009, 2-602/2009, 2-759/2009, 2-3328/2009).

Обліково-статистичні картки на цивільні справи наказного провадження 2010 року велися на справи з № 2-н-1/2010 по № 2-н-19/2010, інші справи реєструвалися та велися у журналі, не передбаченому Інструкцією з діловодства, де вказувалися лише дата надходження заяви, номер справи, учасники процесу, суть заяви, дата розгляду справи та прізвище судді. Майже в усіх картках не заповнюється або взагалі відсутня зворотна сторона, а відповідно і вся інформація, що повинна там міститися. В деяких картках не заповнюються п. 5 «Заява надійшла», п. 7 «Заявлено вимогу», п. 8 «Заява», п. 10 «Судові витрати».

Обліково-статистичні картки на цивільні справи окремого провадження 2009 року велися на паперових носіях невстановленої форми. Картки 2010 року велися лише з № 2-о-1/2010 по № 2-о-118/2010, інші справи реєструвалися та велися у журналі не передбаченому Інструкцією з діловодства, де вказувалися лише дата надходження заяви, номер справи, учасники процесу, суть заяви, дата розгляду справи та прізвище судді.

В порушення п. 3.10.6 Інструкції з діловодства у картотеку минулого року не вкладалися картки-замінники замість вилучених обліково-статистичних карток (так, наприклад, відсутні картки № 2-1008/2009, 2-о-1009/2009, 2-о-1011/2009 – 2-о-2012/2009, 2-о-977/2009 та ін.)

Обліково-статистичні картки на цивільні справи адміністративного провадження 2009 року велися, як за встановленою формою, так і на бланках невстановленої форми (бланк 2-о). Замість карток 2010 року на справи адміністративного провадження (з 2-а-311/2010 по 2-а-2256/2010) у суді заповнювався журнал, який не передбачений Інструкцією з діловодства. В журналі містилися такі дані: номер справи, дата надходження, позивач, відповідач, суть позову, прізвище судді, дата та результати розгляду справи. В інших картках, що велися на паперових носіях, заповнювалися не всі пункти, передбачені формою, зворотна сторона у всіх картках не заповнювалася.

При перевірці достовірності звіту форми № 3 було виявлено невідповідність даних звіту фактичним даним.

В ході перевірок працівникам апарату суду, які займаються в суді первинним обліком справ і матеріалів, надано методичну та практичну допомогу з усунення виявлених у ході перевірок недоліків, проведено індивідуальні навчання з наданням роз'яснень щодо реєстрації в обліково-статистичних документах судових справ і матеріалів та результатів їх розгляду.

За результатами перевірок працівниками ТУ ДСАУ складено відповідні довідки, копії яких надіслано судам, в яких проводилися вивчення, для обговорення та вжиття заходів для усунення виявлених недоліків. За результатами обговорення довідок судами в ТУ надаються протоколи оперативних нарад, а також інформація про прийняття відповідних управлінських рішень та заходів, спрямованих на покращення стану обліково-статистичної роботи та усунення недоліків і порушень (плани заходів, довідки про виконання заходів щодо усунення встановлених порушень тощо).

Звіти судів у І півріччі 2011 року складалися за допомогою комп’ютерної програми «Документообіг загальних судів». Як і раніше, однією із проблем, яка впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Досить велика кількість працівників апарату судів, які не володіють загальною комп’ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються ДСА України та територіальним управлінням. Для вирішення цієї проблеми працівникам судів постійно надається методична допомога та надсилаються роз’яснення з приводу проблемних питань, що виникають у процесі роботи з програмою, проводяться семінари.

У ході приймання звітів місцевих судів Запорізької області мали місце логічні, арифметичні та технічні зауваження. Крім того, працівниками, відповідальними за підготовку та прийняття звітів, не перевірялася або не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених даних.

Зазначені вище помилки свідчать про недостатньо глибоке вивчення Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 № 55 (із змінами), а також діючого законодавства, зокрема кодексів.

Аналіз якості складання статистичних звітів показав, що причиною більшості помилок у статистичних звітах є:

- недоліки у заповненні обліково-статистичних карток (невідповідність даних у картці даним у матеріалах справи);

- недосконалість комп’ютерної програми «ДЗС» (постійні оновлення програми, недостатня кількість інструктивного матеріалу);

- плинність кадрів - особи, на яких покладені обов’язки по веденню судової статистики, як правило, мають або базову юридичну освіту, або навчаються за спеціальністю. У зв’язку з невисокою заробітною платою багато з працівників після отримання вищої освіти та напрацювання більшого стажу роботи звільняються з судів у пошуках більш високооплачуваної роботи;

- недостатня обізнаність спеціалістів з положеннями інструкцій (через вищевказану плинність кадрів, недостатність інструктивних матеріалів, а в деяких випадках – небажання вивчати інструкції);

- велике навантаження на працівників, що відповідають за складання звітів (лише в небагатьох судах виділена посада консультанта з судової статистики, в більшості судів працівник, відповідальний за цей напрямок роботи, виконує ще й інші обов’язки. Таким чином об’єм роботи судів не дозволяє належним чином приділяти увагу правильному веденню судової статистики);

- низька комп’ютерна грамотність деяких працівників.

Проте, слід зазначити, що в судах покращилась виконавська дисципліна при складанні звітів місцевими судами. Звіти всіма судами були здані своєчасно, працівники судів добросовісно поставились до виконання покладених обов’язків, оперативно реагували на зауваження та надавали підтвердження до окремих показників звітів.

Однак, при складанні звітів було виявлено ряд недоліків. Серед найбільш поширених помилок при складанні статистичних звітів залишаються такі.

Статистичний звіт за формою № 1 (розгляд судами першої інстанції кримінальних справ):

- у розділі 1 невірно визначається стаття Кримінального кодексу України, за якою справа та особи відображаються у звіті;

- судами не враховується порядок відображення справ та осіб при перекваліфікації злочину;

- неуважно складаються списки осіб, які скоїли злочин в складі ОЗГ, що також впливає і на вірність відображення цих осіб у звіті;

- неправильно вказуються виправдані особи (виправданими вважаються особи, які виправдані за всіма статтями. Якщо особу за однією статтею виправдали, а за іншою засудили, то застосовується правило перекваліфікації);

- у розділі 4 «Відомості про потерпілих» вказується менша кількість потерпілих, ніж справ по окремим статтям КК України, що вказані у розділі 1 (так, наприклад, за ст. 115 КК України (умисне вбивство) по кожній справі має бути хоча б один потерпілий);

- у розділі 6 у рядку 18 (справи, що надійшли до суду в порядку ст. 7-3 КПК України) помилково зазначають також і справи, що надійшли в порядку ст. 9 КПК України.

В деяких судах була виявлена нерівність між показниками звітів за формами № 1 та № 1-ОП.

Статистичні звіти за формами 2-А, 2-Ц (розгляд судами першої інстанції справ у порядку адміністративного та цивільного судочинства):

- у деяких судах не рівнялись залишки на кінець попереднього звітного періоду з залишками на початок звітного періоду;

- заниження кількості позовних заяв, скарг, що надходять до суду, через їх реєстрацію після прийняття суддею до свого провадження;

- у деяких судах у графах підрозділу 2.2 «Розгляд справ позовного провадження» були помилково зазначені суми, пред’явлені до стягнення, меншими за суми, присуджені до стягнення, по окремих категоріях справ. Також судами у графах, де обліковуються суми, присуджені до стягнення, було обліковано суми, які не повинні зазначатися у цих графах. Після прохання підтвердити показники, вони були виправлені на «0», тобто в зазначених графах суми відображено помилково;

- невірно визначаються категорії адміністративних та цивільних справ (показники змінюються судами лише після додаткової перевірки шляхом витребування підтверджень);

- невірно визначається кількість справ окремого провадження, розглянутих за участю народних засідателів;

- неправильно зазначається кількість суддів згідно з відповідною Мережею суддів.

Недоліки по складанню статистичного звіту за формою 3 (звіт про адміністративні правопорушення) пов’язані:

- із заниженням суддями сум накладеного штрафу порівняно з сумами, визначеними санкціями статей КУпАП;

- із розглядом справ, які не віднесені до підвідомчості місцевих судів (крім випадків вчинення правопорушень неповнолітніми та вирішення питань про конфіскацію);

- із незастосуванням суддями додаткових мір покаранням у випадках, коли вони є обов’язковими.;

- із помилковим визначенням статті КУпАП, за якою справа відображається у звіті. На прохання підтвердити номера справ за такими статтями виявлялось, що таких справ в суді взагалі немає.

Найбільш поширеною помилкою звіту форми 4 (звіт щодо звернення на виконання рішень судів в частині майнових стягнень) є неправильне розподілення сум збитків за формами власності та видами господарчої діяльності. Однак, слід зазначити, що стосовно підприємств колективної форми власності інколи за матеріалами справи дуже важко визначити характер їх господарської діяльності.

Можна зазначити, що спільними для всіх форм статистичних звітів є наступні проблеми:

- проблема достовірності статистичних даних. В основному статистичні звіти складаються по обліково-статистичних картках, проте при перевірці достовірності окремих показників звітів виявляється, що інформація, яка міститься в статистичній картці відрізняється від інформації в матеріалах справи. Також залишається проблема перевірки великих масивів даних (зокрема, залишків), однак цю перевірку можливо здійснити лише під час виїздів до судів шляхом безпосереднього вивчення облікової документації та матеріалів судових справ;

- недбале перенесення статистичних даних як з чернетки до оригіналу статистичного звіту (з одного примірника статистичного звіту до іншого), так і з паперового носія до комп’ютеру. Ці помилки не завжди можливо виявити за допомогою перевірки умов логічного контролю, внаслідок чого ці помилки виявляються лише під час перевірки статистичного звіту на достовірність;

- незважаючи на те, що програма «ДЗС» виявляє арифметичні та логічні помилки у звітах, які у разі їх невідповідності виводяться у «протоколі помилок», ці помилки або ігноруються, або контроль взагалі не проводиться виконавцями звітів.

З урахуванням наведеного, та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів доцільно:

- довести до відома працівників місцевих судів перелік допущених під час складання статистичних звітів помилок, здійснити їх обговорення на оперативних нарадах працівників судів та надати пропозиції щодо переліку питань, які необхідно винести на семінарське заняття з питань судової статистики;

- постійно проводити роботу щодо підвищення рівня відповідальності працівників за ведення обліково-статистичної документації та складання статистичних звітів з метою підвищення якості їх складання;

- керівникам апаратів місцевих загальних судів вживати вичерпних заходів в частині своєчасного та повного наповнення автоматизованої системи документообігу суду;

- посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду. Раз у квартал запровадити проведення перевірок на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- посилити особистий контроль за веденням судової статистики у суді, звернути увагу на достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя, особисто погоджувати листи щодо підтвердження показників;

- працівникам, відповідальним за ведення обліково-статистичної роботи та судової статистики, проводити навчання шляхом самоосвіти. Крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- звернути увагу працівників на те, що у випадку виникнення питань з обліково-статистичної роботи слід доводити їх до відома ТУ ДСАУ або відділу судової статистики, діловодства та архіву ДСА України з метою отримання консультацій та роз’яснень, а не вирішувати їх на власний розсуд, оскільки це призводить до помилок у статистичних звітах.

Відділ організаційного забезпечення

діяльності судів, судової статистики та

правової роботи територіального управління

Державної судової адміністрації України

в Запорізькій області